PEDIDOS DE ABERTURA DE PREGÕES
Seguir os passos conforme as instruções. Em caso de dúvidas, entrar em contato com o Setor Financeiro antes de expirarem os prazos das etapas.
2ª Etapa do DCOM – 13/03/2020
3ª Etapa do DCOM – 09/04/2020
4ª Etapa do DCOM – 26/05/2020
5ª Etapa do DCOM – 09/07/2020
6ª Etapa do DCOM – 25/08/2020
Preparação para o Calendário de Compras
Indica-se que Chefes de Departamento e Coordenadores de Curso Graduação e Pós-Graduação realizem um Planejamento Anual, com todas as necessidades, buscando viabilizar as atividades acadêmicas para o ano seguinte. É necessária a participação dos Chefes e Coordenadores analisando as demandas de seus colegiados e secretarias e estabelecendo prioridades, pois são os responsáveis pela consolidação dos pedidos e encaminhando ao Setor Financeiro via a Planilha de Demandas, conforme instruções e data no Ofício Circular n.º 3/2020/CCE
Elencar as necessidades previamente a TODAS as etapas é importante para que o Setor Financeiro verifica a existência da catalogação do item e auxiliar os setores com os demais procedimentos. Caso não seja encaminhada a demanda prévia via Planilha de Demandas, eventualmente, ao ser solicitada a catalogação de um item durante o decorrer do ano, a PROAD pode considerar que a catalogação solicitada pertence a um grupo de etapa já passada, inviabilizando a abertura de pregão.
Os passos seguintes, para abertura de pregão (conforme fluxograma no início desta página), devem ser seguidos pelos setores que não encaminharam a Planilha de Demandas em tempo e desejam abrir pregão para os itens desejados, independentemente de inclusão no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC).
Verifique, após o fluxograma, informações adicionais sobre os passos.
Passo 1
Encontrar nas planilhas do DCOM os itens catalogados e grupos aos quais pertencem os itens demandados.
Passo 3
Indicar ao Setor Financeiro por Email – financeiro.cce@contato.ufsc.br. Podem ser requisitadas informações adicionais.
Passo 5
Os documentos poderão ser enviados por email assinados com Certificação Digital ou entregues fisicamente. Exceto a Pesquisa de Preço, que deve preferencialmente ser enviada por email, dispensando assinatura. Podem ser requisitadas informações adicionais.
Ofício – Instruções no documento
Formulário de indicação de Equipe de Apoio
Relatório de Pesquisa de Preços – Instruções no documento
Observações:
– Pode haver mais de uma Indicação de Equipe de Apoio, Declaração de não-direcionamento de Marca e Relatório de Pesquisas de Preços, a depender da quantidade de pessoas envolvidas na Pesquisa de Preço do setor.
– É necessária a identificação adequada dos documentos.
– Outros documentos ou retificações podem ser solicitadas aos setores.
Passo 8
A realização do pregão exigirá a avaliação das propostas de materiais dos fornecedores. Os membros das Equipes de Apoio deverão auxiliar os pregoeiros nesta avaliação. No andamento do pregão, o membro receberá um email do pregoeiro com instruções e data do pregão, o qual poderá ser acompanhado via internet. Em caso de dúvida, pode-se contatar o pregoeiro ou o Setor Financeiro. É importante contatar o Setor Financeiro antecipadamente.
Pesquisa de Preços
Introdução sobre a Pesquisa de Preços
A obtenção dos Preços de Referência (Pesquisa de Preços) é regida pela Instrução Normativa nº5 de 27 de julho de 2014, alterada em 2017 pela Instrução Normativa nº 3, de 20 de abril de 2017. Torna-se obrigatório que a Pesquisa de Preços se dê por, no mínimo, três resultados de materiais equivalentes aos demandados no portal paineldeprecos.planejamento.gov.br. Anteriormente à normativa, a pesquisa se concretizava, principalmente, através da obtenção de orçamentos diretamente com fornecedores. Com este novo sistema, caso a pesquisa tenha sido exitosa no Painel de Preços, ela se concretiza com um simples arquivo PDF (Relatório Resumido) gerado no sistema.
O guia Manual do Painel de Preços é bastante detalhado e pode ser útil a quem utiliza o portal.
Ao entrar no portal, selecione “Analisar preço de Materiais” (Figura 1). Na próxima tela, escolha os filtros que usará para a pesquisa. Em geral usa-se pelo menos a Descrição do Material e a Unidade de Fornecimento (Figuras 2 e 3). O Ano da Compra e o Período da Compra são bastante úteis.
Ao clicar em Avançar Análise, pode-se filtrar os valores dentro do gráfico com a ferramenta de Seleção de Laço (quantas vezes for necessário), considerando os valores e quantitativos mais aproximados da realidade da futura contratação. Ao clicar no “lacinho” (círculo da Figura 4), é possível circular os resultados no gráfico que se enquadram melhor com o perfil da nossa aquisição. Clicando em cima dos pontinhos azuis, podemos retirar ou adicionar à nossa seleção.
Em seguida, ao clicar em Avançar Análise novamente, aparecerá uma tela com os resultados da pesquisa.
Análise dos resultados
É necessária análise crítica dos preços obtidos no Painel de Preços, excluindo os preços não sejam inexequíveis (baixos, fora dos praticados pelo mercado) ou excessivamente elevados. Ainda, deve-se atentar para a data das aquisições, para preços do Painel de Preços, não ser anterior a um ano e três meses para compras na modalidade Pregão e para 90 dias nas modalidades Dispensa ou Inexigibilidade. Faz-se importante, também, estar seguro que os preços selecionados na pesquisa correspondem ao material desejado. Caso queira checar estas informações mais detalhadas, pode-se acessar o edital e verificar o detalhamento do item. Este acesso pode ser uma maneira de obter exemplos de detalhamentos, entretanto, de qualquer forma, é necessário avaliar as informações de maneira bastante criteriosa antes de utilizá-las eventualmente para compor o detalhamento do item que se deseja licitar. Caso a compra tenha sido feita por Dispensa ou Inexigibilidade, esta opção não estará disponível.
Para ter esse acesso, deve-se clicar no ‘olhinho’ da Figura 5, o que disponibilizará informações mais detalhadas sobre aquela compra, conforme a Figura 6.
Então, clicar em Edital (Figura 6), abrindo uma tela para que seja baixado o edital. Caso se julgue algum resultado não adequado para a Pesquisa de Preço, basta exclui-lo, clicando no ‘X Vermelho’ (Figura 5, B).
Os valores da pesquisa não podem ser discrepantes, com diferença de mais de 100%, entre um e outro. Por exemplo, se queremos adquirir Quadros Brancos e, entre os valores encontrados, o mais baixo é de R$300,00 e o mais alto é R$900,00, os dois não poderão constar na mesma pesquisa porque o segundo valor é 200% maior que o primeiro. Um deles precisará ser excluído. A escolha fica a critério de quem está fazendo a pesquisa, não necessariamente o maior valor deve ser excluído, depende do rol de valores intermediários e da compatibilidade dos valores com os praticados pelo mercado. Neste caso, considerando que o menor valor encontrado foi R$300,00 e queremos mantê-lo, o maior valor que poderia compor nossa pesquisa seria 599,99, pois um valor de R$600,00 seria duas vezes o primeiro (100% maior).
Finalizando a Pesquisa no Painel – Três resultados no Painel de Preços
Caso a pesquisa tenha três ou mais resultados satisfatórios, após a análise crítica, deve-se clicar em Gerar Relatório Resumido, conforme botão da Figura 5. Em seguida, exportar em PDF (Figura 7). Com a utilização do Painel de Preços, diferentemente de como era em anos anteriores, não se necessita mais buscar orçamentos direto de fornecedores, caso três tenham sido encontrados. Assim, a pesquisa de preços está pronta e o único documento a ser anexado ao processo, para cada item, será o Relatório Resumido em PDF.
Pesquisa em outras fontes – Menos de três resultados no Painel de Preços
Havendo pelo menos um resultados, precisamos Exportar em PDF o Relatório Resumido e Relatório Detalhado (Figura 5) e salvar. O Relatório detalhado será importante para a obtenção do CNPJ e Razão Social do fornecedor. Mostrando-se inviável a obtenção de três resultados, devemos consegui-los em sites na internet ou com o fornecedor. Entretanto, ao buscar os valores fora do Painel de Preços, deve-se fazer um relato de como foi feita a pesquisa e justificando por que não foi possível obter os resultados dentro do Painel. Este relato será necessário para o preenchimento do Relatório de Pesquisa de Preço.
Os orçamentos devem possuir: data, CNPJ, Razão Social, descrição do objeto, preço (sem frete), data de emissão. Neste documento, encontramos orientações mais detalhadas para pesquisas diretamente com o mercado. Ao solicitar orçamentos a fornecedores, é importante anotar até mesmo as negativas para serem relatadas no Relatório de Pesquisa de Preço.
2.1. Pesquisa na internet
Os valores de referência em sites devem ser impressos em PDF no navegador Mozilla Firefox, assim, conterão o CNPJ, Razão Social, hora/data. Deve-se conferir se estas informações estão no PDF impresso, se os preços estão em Real (R$) e considerados inteiros, ou seja, sem descontos ou promoções, além de constar no estoque.
Os preços não podem ser retirados de sites de leilão ou intermediação, como OLX, Mercado Livre, ou sites estrangeiros.
2.2. Orçamentos diretamente com o fornecedor
Os orçamentos diretamente com fornecedores, além de todos os dados do orçamento, devem estar assinados pelo responsável e dirigidos à UFSC. Caso o orçamento tenha sido solicitado por e-mail, deve-se anexar a conversa por e-mail, lembrando que é necessária a identificação do responsável pela proposta. Os orçamentos devem ser de fornecedores distintos e desvinculados (excluindo-se os de empresas de mesmo dono, grupo ou composição societária).
Responsabilidade pela Pesquisa de Preço
